I. Základní ustanovení​

Správcem osobních údajů podle čl. 4 bodu 7 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR”) je společnost SPOLANA s.r.o., se sídlem Neratovice, ul. Práce 657, PSČ: 277 11, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C 305391, IČO: 45147787 (dále jen „Spolana“ nebo „Správce“).

Spolana klade velký důraz na transparentnost zpracování a bezpečí Vašich osobních údajů, které jsou považovány za přísně důvěrné, a nakládá s nimi v souladu s GDPR, zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů ve znění pozdějších předpisů a dalšími právními předpisy.

Pro zajištění bezproblémové komunikace mezi Vámi a Spolanou byl jmenován pověřenec pro ochranu osobních údajů, který je Vám v případě dotazů či nesrovnalostí se zpracováním osobních údajů k dispozici na emailu osobniudaje@orlenunipetrol.cz, nebo na doručovací adrese ORLEN Unipetrol RPA s. r. o., Úsek ochrany informací, Milevská 2095/5, 140 00 Praha 4.

Spolana si Váží Vaší důvěry, a proto Vás v souladu se zásadou transparentnosti tímto dokumentem „Zásady ochrany osobních údajů“ informuje o zpracování Vašich osobních údajů, které jsou potřebné pro níže uvedené účely.

Tyto zásady ochrany osobních údajů se vztahují na internetové stránky www.spolana.cz (dále jen „internetové stránky“) a jsou primárně určeny pro smluvní partnery, návštěvníky internetových stránek, uchazeče o pracovní pozice, tazatele a další osoby, s jejichž osobními údaji může Spolana přicházet do styku. 

II. Účely zpracování osobních údajů a jejich právní základ

​1. Realizace a plnění smluvního vztahu

Spolana se zabývá výrobou a prodejem chemických produktů. Při této obchodní činnosti dochází ke zpracování osobních údajů a to především partnera (zákazník, dodavatel) jako fyzické osoby a dalších osob, typicky kontaktních a jiných osob na straně partnera jako právnické osoby.

Účelem zpracování osobních údajů je realizace a plnění smluvního vztahu, tj. dodání objednaného produktu, zajištění dopravy, výkon práv a povinností vyplývajících ze smluvního vztahu mezi partnerem a Spolanou a další smluvní závazky. Právní základ pro zpracování osobních údajů je čl. 6. odst. 1 písm. b) GDPR neboli zpracování nezbytné pro splnění smlouvy a pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy. Kontaktní údaje fyzických osob, které zastupují partnera, jako právnickou osobu zpracováváme, neboť je to nezbytné k plnění smlouvy s partnerem, a zpracování je založeno na společném oprávněném zájmu partnera a Spolany na poskytování sjednaných služeb.

Za výše specifikovaným účelem shromažďuje Spolana tyto údaje:

• Identifikační údaje (jméno, příjmení, IČ, případně RČ či datum narození, číslo dokladu totožnosti);
• Kontaktní údaje (e-mailová adresa, poštovní adresa, telefonní číslo, funkce);
• Číslo bankovního účtu;
• Provozní záznamy (smlouvy, zápisy ze schůzek, pokyny apod.);
• Údaje o objednávce, dodávce, údaje o platbě;
• Nezbytnou komunikaci mezi partnerem a Spolanou.

2. Plnění zákonných povinností v rámci účetní a daňové agendy

Účetní doklady, údaje o Vašich platbách a další informace vyžadované zákonem zpracováváme pro splnění našich zákonných povinností, tj. čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

​3. Komunikace s tazateli​

V případě, že kontaktujete Spolanu prostřednictvím emailu, poštovní adresy nebo jiným způsobem, budou informace o Vašem kontaktu zpracovávané pouze za účelem návazné komunikace s Vámi.

Právním základem pro zpracování Vašich osobních údajů je čl. 6. odst. 1 písm. f) GDPR tj. případ, kdy je zpracování nezbytné pro účely oprávněných zájmů, které Správce sleduje, konkrétně zájem na rozvoji vztahů s návštěvníky internetových stránek v dané problematice, zefektivnění komunikace, prezentaci obchodního jména Spolana a ochraně dobré pověsti.

 Za výše specifikovaným účelem shromažďuje Spolana tyto údaje: ​

• Identifikační údaje (jméno, příjmení); ​
• Kontaktní údaje (e-mailová adresa, poštovní adresa či telefonní číslo); 
• ​​Nezbytnou komunikaci mezi Vámi a Spolanou.

4. Nábor zaměstnanců

​Pokud se chcete stát členem týmu Spolana a zašlete nám Váš životopis prostřednictvím odpovědního formuláře nebo jiným způsobem, budeme zpracovávat Vaše osobní údaje za účelem výběrového řízení na Vámi zvolenou pracovní pozici. Právním základem pro zpracování Vašich osobních údajů je čl. 6. odst. 1 písm. b) GDPR neboli zpracování nezbytné pro splnění smlouvy a pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy tj., váš zájem zúčastnit se výběrového řízení.

V případě, že se zúčastníte 1. kola výběrového řízení, můžete být požádán/a o udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů, a to za účelem ověření či získání referencí u předchozích zaměstnavatelů, z veřejných zdrojů a ve veřejných rejstřících právnických a fyzických osob z důvodu ověření pravdivosti Vámi poskytnutých informací a předcházení střetu zájmů s činností skupiny ORLEN Unipetrol.

Kompletní informaci o zpracování osobních údajů za tímto účelem získáte v každé úvodní hlavičce nabízené pracovní pozice.

​5. Zasílání obchodních sdělení

​Naše klienty ve zdravé periodicitě kontaktujeme s nabídkou dalších služeb nebo s pozvánkou na některou z našich akcí, případně s aktuálními novinkami v oboru a to na základě oprávněného zájmu Spolany v rozvoji její činnosti v souladu s ustanovením § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti ve znění pozdějších předpisů. Pokud takové informace nechcete dostávat, odpovězte na náš email nebo nám jiným způsobem tuto informaci sdělte a my Vám vyhovíme.

Za výše specifikovaným účelem shromažďuje Spolana tyto údaje:

• Identifikační údaje (jméno, příjmení); 
• Kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo).

6. Provozování kamerového systému s nepřetržitým záznamem v monitorovaných prostorách a objektech Spolany

​Prostory a objekty Spolana jsou monitorovány kamerovým systémem se záznamem za účelem ochrany práv a právem chráněných zájmů Spolana nebo jiného subjektu (zejména ochrana majetku, zdraví, života a bezpečí osob nacházejících se v monitorovaných prostorách) na základě oprávněného zájmu Správce dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Monitorované prostory jsou označeny piktogramem s dalšími informacemi.

Za výše specifikovaným účelem shromažďuje Spolana tyto údaje:

• Obrazový záznam fyzických osob;
• Registrační značka vozidla.

7. Provozování mobilních kamer s audiovizuálním záznamem, jež jsou připevněny na hrudi ostrahy v monitorovaných prostorách a objektech Spolany 

​​Prostory a objekty Spolana jsou monitorovány kamerovým audiovizuálním záznamem za účelem ochrany práv a právem chráněných zájmů Spolana nebo jiného subjektu (zejména ochrana majetku, zdraví, života a bezpečí osob nacházejících se v monitorovaných prostorách) na základě oprávněného zájmu Správce dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Monitorované prostory jsou označeny piktogramem s dalšími informacemi.

Za výše specifikovaným účelem shromažďuje Spolana tyto údaje:

• Audiovizuální záznam fyzických osob;
• ​Registrační značka vozidla.

8. Plnění pracovně-právního vztahu

​Naši zaměstnanci jsou informováni o zpracování jejich osobních údajů individuálně.

​9. Pořizování fotografií, audiovizuálního záznamu a online-přenosu v průběhu pořádané akce

Spolana může pořizovat během pořádané akce fotografie a audiovizuální záznam zachycující dění na místě akce a přítomné účastníky. Správce může umístit pořízené fotografie a audiovizuální záznam na intranet a sociální sítě, v rámci nichž má zřízen uživatelský profil. Pokud si nepřejete být fotografováni nebo natáčeni, upozorněte na to fotografa nebo kameramana, případně můžete upozornit Správce, že si nepřejete, aby byly pořízené fotografie či audiovizuální záznamy publikovány, či jinak šířeny.

Z některých pořádaných akcí může být pořizován i online-přenos neboli živé vysílání, a to přes internetové stránky nebo sociální sítě, v rámci nichž má Správce zřízen uživatelský profil. Na tento typ přenosu jste upozorněni již v pozvánce na takovou akci.  

V souvislosti s pořizováním fotografií a audiovizuálních záznamů z akce je právním základem oprávněný zájem Správce dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, tj. propagace aktivit a dobročinnosti činěné pod záštitou Správce.

Za výše specifikovaným účelem shromažďuje Spolana tyto údaje:

• Fotografie a audiovizuální záznam

III. Doba uchování osobních údajů

​Spolana zpracovává osobní údaje pouze po dobu nezbytně nutnou k dosažení příslušného účelu nebo po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy. Po uplynutí doby uchování Spolana osobní údaje zlikviduje.

Spolana uchovává osobní údaje zejména:

• po dobu nezbytnou k výkonu práv a povinností vyplývajících ze smluvního vztahu mezi Vámi a Správcem a k uplatňování nároků z těchto smluvních vztahů (po dobu 10 let od ukončení smluvního vztahu); 
• po dobu 6 měsíců od ukončení vzájemné interakce u osobních údajů zpracovávaných za účelem zodpovězení Vašeho dotazu;
• po dobu stanovenou příslušnými zákony v případě, kdy plníme naše zákonné povinnosti, v případě vedení účetnictví může tato doba dosáhnout až 10 let; 
• do odvolání souhlasu subjektem údajů u zpracování osobních údajů založeného na základě souhlasu subjektu údajů nebo do uplynutí stanovené doby; 
• po dobu 6 měsíců od ukončení výběrového řízení na danou pracovní pozici; 
• maximálně po dobu 30 dní u obrazového záznamu, který byl pořízen kamerovým systémem při monitorování prostoru Spolana.

Pro více informací ohledně doby uchování můžete kontaktovat našeho pověřence pro ochranu osobních údajů, jehož kontaktní údaje naleznete v úvodu těchto zásad. ​

​IV. Předávání osobních údajů

​Ve Spolaně jsou Vaše osobní údaje uchovávány v maximálním bezpečí a zpřístupněny pouze oprávněným zaměstnancům, či jednotlivým zpracovatelům a správcům osobních údajů, a to pouze v míře nezbytné pro naplnění jednotlivých účelů zpracování. Bezpečí Vašich osobních údajů je u těchto příjemců zajištěno prostřednictvím jejich smluvních závazků.

K předání osobních údajů dochází vždy při dodržení nejvyššího standardu ochrany osobních údajů, který zajišťuje řádné zachování práv subjektů údajů a ochranu soukromí. Podrobný seznam je k dispozici na vyžádání u pověřence pro ochranu osobních údajů.

Demonstrativní výčet kategorií příjemců osobních údajů:

• Orgány státní správy; ​
• Pojišťovny; 
• Holdingová společnost ORLEN S.A. zajišťující IT podporu systému pro zpracování osobních údajů;
• Poskytovatelé služeb (servisní organizace, marketing, IT atd.); 
• Externí auditoři.

 Za určitých podmínek je Spolana pak oprávněna některé Vaše osobní údaje předat na základě platných právních předpisů, například orgánům činným v trestním řízení či dalším orgánům veřejné moci.

Společnost Spolana, jako člen skupiny ORLEN, využívá konsolidace IT systémů a Vaše osobní údaje mohou být uloženy na serverech v Polsku.

Spolana nepředává osobní údaje mimo území EU, EHP či mezinárodním organizacím.

​V. Vaše práva

​V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte následující práva:

1. Právo na přístup k osobním údajům​

​V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte na základě Vaší žádosti právo na poskytnutí informací a na poskytnutí kopie Vašich zpracovávaných osobních údajů. V případě opakované žádosti bude společnost Spolana oprávněna za kopii poskytnutých osobních údajů účtovat přiměřený poplatek. O takovém postupu Vás bude informovat.​

2. Právo na opravu

Pokud se domníváte, že osobní údaje, které zpracováváme, jsou nepřesné, neaktuální nebo jinak nesprávné, kontaktujte nás a my je opravíme. Opravu provedeme bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na technické možnosti.

3. Právo na výmaz

Pokud již osobní údaje nejsou nezbytné k zajištění stanoveného účelu, nebo odvoláte souhlas s jejich zpracováním, na Vaši žádost tyto osobní údaje vymažeme. V některých případech je však Vaše právo omezeno. Například osobní údaje, které zpracováváme na základě našich zákonných povinností nelze vymazat před uplynutím zákonem stanovených archivačních lhůt. Nebo v případě osobních údajů souvisejících s poskytováním služeb nelze tyto vymazat před uplynutím lhůt k případnému uplatnění souvisejících nároků (náhrada škody, reklamace atd.).

 4. Právo na omezení zpracování

Máte právo na omezení zpracování, pokud:

• osobní údaje, které zpracováváme, jsou nepřesné; 
• je zpracování nezákonné; 
• osobní údaje již nejsou potřeba, ale Vy je potřebujete pro určení, výkon nebo obhajobu právního nároku; 
• jste podal/a námitku proti zpracování.

 Po dobu omezení budou Vaše osobní údaje u nás pouze uloženy a nebudou s nimi prováděny žádné operace bez Vašeho souhlasu. Omezení zpracování trvá po dobu, po kterou trvá některá z výše uvedených situací. O případném ukončení omezení budete informováni.

5. Právo podat námitku

Proti zpracování, založeném na základě oprávněného zájmu a pro přímý marketing, můžete podat odůvodněnou námitku. Oprávněnost námitky bude posouzena a o rozhodnutí budete vyrozuměni prostřednictvím Vámi zvoleného kontaktu.

6. Právo na přenositelnost údajů

V případě, že chcete, aby společnost Spolana Vaše osobní údaje předala třetímu subjektu, můžete využít svého práva na přenositelnost osobních údajů. V případě, že by výkonem tohoto práva byla dotčena práva a svobody třetích osob, Spolana nebude moci Vaší žádosti vyhovět.

7. Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů

V případě zpracování osobních údajů na základě Vašeho souhlasu, můžete tento souhlas kdykoli odvolat. Pokud si tak přejete učinit, kontaktujte nás se svojí žádostí prostřednictvím kontaktních údajů Pověřence pro ochranu osobních údajů uvedených níže.

8. Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování včetně profilování

Automatizované rozhodování ani profilování v rámci naší činnosti nevyužíváme.

9. Právo podat stížnost k dozorovému orgánu

Pokud máte pocit, že s Vašimi osobními údaji není nakládáno podle zákona, máte právo obrátit se s Vaší odůvodněnou stížností na Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, Česká republika.

Při realizaci Vašich práv se na nás obracejte prostřednictvím kontaktních údajů pověřence pro ochranu osobních údajů na emailu osobniudaje@orlenunipetrol.cz​, nebo na doručovací adrese ORLEN Unipetrol RPA s.r.o., Úsek ochrany informací, Milevská 2095/5, 140 00 Praha 4. Spolana si vyhrazuje právo přiměřeným způsobem ověřit identitu subjektu údajů uplatňujícího výše uvedená práva.

VI. Sociální pluginy

Chceme být neustále ve spojení a sdílet s Vámi naše aktivity prostřednictvím profilů na sociálních sítích. 

Naše vlastní internetové stránky využívají takzvané sociální pluginy sociálních sítí.  Při návštěvě našich internetových stránek jsou tyto pluginy standardně deaktivovány, tzn., že bez Vaší aktivity se neposílají žádné údaje do příslušných sociálních sítí. Před použitím pluginů je musíte kliknutím aktivovat. Plugin zůstane aktivní až do Vámi opět provedené deaktivace nebo smazání Vašich cookies.

Po aktivaci se naváže přímé spojení se serverem příslušné sociální sítě. Obsah pluginu se poté ze sociálních sítí přenese přímo do vašeho prohlížeče, který jej následně integruje do internetové stránky.

Po aktivaci pluginu již může příslušná sociální síť shromažďovat data nezávisle na tom, zda jste na pluginu aktivní. Jste-li přihlášeni do sociální sítě, může tato síť přiřadit Vaši návštěvu těchto internetových stránek k Vašemu uživatelskému účtu. Návštěvu jiných webových stránek nemůže sociální síť přiřadit, pokud jste také tam neaktivovali příslušný plugin.

Jste-li členem sociální sítě a nechcete-li, aby tato síť při Vaší návštěvě našich internetových stránek spojovala shromážděná data s Vašimi uloženými členskými údaji, musíte se před aktivací pluginu vždy odhlásit z příslušné sociální sítě.

Na rozsah dat, která jsou prostřednictvím Vašich pluginů shromažďována sociálními sítěmi, nemáme žádný vliv a ani nám není znám rozsah tohoto zpracování. Nelze tak vyloučit, že provozovatelé sociálních sítí nevyužívají metody webtrackingu, nevytvářejí personalizované profily vašeho chování apod.. 

List využívaných sociálních pluginů:

Informace o účelu a rozsahu shromažďování údajů a jejich dalším zpracování poskytovateli sociálních sítí, stejně jako související informace o Vašich právech a možnostech nastavení s ohledem na ochranu Vašeho soukromí naleznete přímo na sociálních sítích.

Informace o zpracování osobních údajů sociální sítě YouTube:

https://support.google.com/youtube/answer/2801895?hl=cs

VII. Soubory cookies

Pro správnou funkci internetových stránek je někdy nezbytné umístit malé datové soubory, označované jako cookies, na Vaše zařízení. Jednotlivé typy cookies a další informace jsme pro Vás přehledně připravily v banneru (okně), které můžete kdykoliv vyvolat přes ​tento odkaz.​

Pro některé typy cookies je vyžadován Váš souhlas, který můžete kdykoliv změnit nebo odvolat prostřednictvím nastavení preferencí v banneru (okně), které můžete vyvolat přes tento odkaz  Chci změnit nastavení cookies.

V případě udělení Vašeho souhlasu s užitím všech typů cookies bude Váš souhlas platný po dobu 12 měsíců, pokud jej nezměníte dříve. V případě neudělení souhlasu bude Vaše volba uložena po dobu 14 dní a poté opět nabídnuta při návštěvě našich webových stránek.

V případě otázek je Vám k dispozici náš pověřenec pro ochranu osobních údajů na emailu osobniudaje@orlenunipetrol.cz nebo na doručovací adrese ORLEN Unipetrol RPA s.r.o., Úsek ochrany informací, Milevská 2095/5, 140 00 Praha 4.

VIII. Závěrečná ustanovení

Tyto zásady ochrany osobních údajů bude Spolana příležitostně aktualizovat, aby postihovaly vývoj našich postupů a služeb. V případě provedení změn těchto zásad ochrany osobních údajů bude upraveno datum aktualizace v jeho zápatí. Budou-li provedeny jakékoli významné změny ve způsobu shromažďování, využití či sdílení osobních údajů, budete na tento fakt upozorněni formou výrazného oznámení přímo na webu. 

Doporučujeme, abyste si tuto stránku příležitostně prohlédli a měli tak o případných změnách zásad ochrany osobních údajů přehled.

Tyto zásady byly aktualizovány dne 15. 08. 2022.